COORDONNATEUR ADMINISTRATIF F/H

Type d'emploi Poste permanent
Temps de travail Temps complet
Filière Filière Administrative
Cadre d'emplois rédacteurs territoriaux
Grade rédacteur ; rédacteur principal de 2ème classe ; rédacteur principal de 1ère classe
Catégorie B
Fonction Coordonnateur B2
Rattachement hiérarchique Responsable du service accueil, élections et démarches citoy
Date limite de candidature 16/06/2025
Référent Téléphone Charlotte BREUILH 05 55 45 63 95

Missions principales

Implication dans la mise en œuvre et le suivi des activités du service :

-       Assister les agents en cas de difficulté avec un usager ;

-       Participer aux réunions de direction et rédiger le compte-rendu ;

-       Rédiger les courriers, rapports, comptes-rendus… ;

-       Assurer les remontées d’informations sur les dysfonctionnements et les non-conformités rencontrées, être force de propositions quant aux actions correctives et préventives à apporter, les mettre en œuvre après validation ;

-       Assurer la mise à jour de la documentation du service et la veille juridique ;

-       Contrôler les opérations d’archivage.

 

Gestion des ressources humaines :

-       Etablir les plannings hebdomadaires de travail des agents ;

-       Etablir les plannings prévisionnels des congés et suivre les demandes sur l’application de gestion RH ;

-       Suivre les demandes de formations et de préparation aux concours ;

-       Conduire les entretiens professionnels et rédiger les évaluations.

 

Organisation de l’accueil des usagers, contrôle et suivi des diverses formalités accomplies dans le service :

-       Délivrance des titres d’identité ;

-       Autorisations de débits temporaires de boissons ;

-       Syndicats professionnels ;

-       Attestations diverses ;

-       Accueil général du public.

 

Contrôle et suivi des missions du secrétariat du service :

-       Contrôler l’ensemble des courriers ;

-       Superviser la réalisation et la mise en forme des travaux de bureautique ;

-       Assurer le suivi des commandes de fournitures.

 

Amélioration continue – Qualité de service :

-       Connaître, maîtriser et appliquer les procédures applicables à ses activités ;

-       Participer à la dynamique globale d’amélioration continue du service.

Missions secondaires

-       Organiser et suivre les activités liées aux démarches électorales et à l’organisation des scrutins ;

-       Organiser le recensement de la population et superviser la mise à jour du Répertoire des immeubles localisés ;

-       Suppléer les autres encadrants du service en leur absence.

Profil, Expérience, Formation

-       Connaissances du fonctionnement des services de la collectivité ;

-       Connaissances des règles juridiques d’élaboration des actes administratifs ;

-       Connaissances du Code électoral et la législation relative à l’état civil ;

-       Connaissances des bases de l’accueil du public ;

-       Être capable d’encadrer une équipe ;

-       Savoir rendre-compte ;

-       Savoir faire preuve d’analyse, d’esprit de synthèse et de qualité rédactionnelle ;

-        Maîtriser l’outil informatique.

Particularités (permis/CACES/habilitations)

-       Pics d’activité liés à la clôture des listes électorales, à l’organisation des scrutins électoraux et au recensement de la population ;

-       Habilitation nominative délivrée par le Préfet et l’Agence Nationale des Titres Sécurisées (ANTS) ;

-       Service ouvert sans interruption du lundi au vendredi de 8h30 à 17h et le samedi matin de 9h à 12h ;

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