SECRETAIRE DU SERVICE ADMINISTRATION (F/H)
Premier pôle économique du centre-ouest, Limoges est située au cœur d’une aire urbaine de plus de 280 000 habitants. Ville verte (plus de 50 m² d’espaces verts aménagés par habitant), Ville santé-citoyenne, Ville d’art et d’histoire, elle entretient et valorise son patrimoine historique, culturel mais aussi naturel.
Siège du leader mondial des équipements électriques pour le bâtiment, Limoges est également bien positionnée dans l’industrie du luxe et est riche d’un tissu économique diversifié en PME-PMI (13 000 entreprises). La Ville de Limoges et son agglomération consacrent chaque année plus de 100 millions d’euros d’investissements productifs.
Elle est aussi connue et reconnue en tant que capitale des arts du feu en raison de son implantation séculaire de grandes manufactures de porcelaine, d’ateliers d’art travaillant l’émail ou les vitraux, mais aussi en raison du développement de son pôle de compétitivité spécialisé dans la céramique technique et industrielle. Cette spécificité lui a d’ailleurs valu d’intégrer en 2017 le prestigieux réseau mondial des Villes créatives de l’UNESCO.
Dotée d’un Opéra, d'un Conservatoire à rayonnement régional, d’une Université et d’un CHU, Limoges est la plus grande des villes moyennes offrant tous les services et une qualité de vie exceptionnelle.
Missions principales
Un poste de secrétaire du service administration (cadre d’emplois des adjoints administratifs - C2 GP2) est à pourvoir à Direction des achats, de la logistique et de la commande publique – service commande publique et achats.
L’agent sera placé sous l’autorité du chef de service.
MISSIONS
Suivre les procédures de passation des marchés publics :
- Contrôler et publier des avis d'appel public à la concurrence et des avis d'attribution ;
- Gérer les dossiers de candidature et d’offres des différents candidats (retrait et dépôt) ;
- Télécharger les offres électroniques et les déposer sur la GED ;
- Organiser des réunions liées à la négociation ;
- Gérer, organiser et participer aux commissions (calendrier, ordre du jour, convocation, quorum, procès-verbaux, etc.) ;
- Créer et attribuer les numéros de marchés ;
- Gérer la signature et la notification des marchés ;
- Gérer le contrôle de légalité ;
- Rédiger et gérer les délibérations ;
- Gérer les actes de sous-traitance.
Assurer la gestion du secrétariat :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique ;
- Renseigner les services sur les dossiers en cours ;
- Passer des commandes sur le logiciel de gestion des stocks ;
- Assurer de la comptabilité sur le logiciel Astre ;
- Gérer l'archivage des dossiers ;
- Enregistrer des copies de sauvegarde ;
- Participer à la dynamique globale d'amélioration continue du service et proposer des actions correctrices et préventives.
- Renseigner les logiciels métier et les tableaux de bord ;
- Assurer les remontées d'informations sur les dysfonctionnements et les non-conformités.
Profil, Expérience, Formation
- Connaissances de base en marchés publics et du fonctionnement d'une collectivité territoriale
- Maîtrise du fonctionnement des commissions d'appel d'offres
- Maîtrise des techniques de secrétariat
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
- Maîtrise des logiciels de suivi des marchés : Astre, Marco, Kimoce et AWS
- Savoir organiser son travail et prioriser les tâches en fonction des délais réglementaires
- Faire preuve de réactivité et être force de proposition
- Aptitude à travailler en équipe
- Savoir rendre compte
- Discrétion professionnelle